【第8回】監査で指摘されないBCP書類の整え方― 福岡県内監査実務を踏まえた書類整備・説明方法

BCP計画書を作ったのに、監査で指摘を受けた…」
これは珍しくありません。理由は、 「計画書の内容」と「監査官の確認ポイント」にズレがある ためです。
福岡県内の実地指導ではBCP関連の指摘が増加しており、 「何が足りなかったのか分からない」という相談が多くあります。
この記事では、福岡県内の監査実務を踏まえ、 監査で指摘されないBCP書類の整え方 を解説します。

福岡県内の実地指導でよく指摘される項目

● 指摘1：計画書は存在するが、現場で実行されていない

【監査官の確認方法】 職員への抜き打ちヒアリングで、 「BCP計画書の内容を説明してください」と質問。 回答がバラバラだと「浸透していない」と判断されます。

【実例】 ・職員A「施設長です」 ・職員B「分かりません」 ・職員C「副施設長？」 → 指摘：実行体制が整備されていない

【対策】

• 全職員が同じ回答ができるレベルの周知
• 新人研修で必ずBCP教育
• 月1回以上、朝礼で緊急対応を共有

● 指摘2：計画書の内容が実情と合致していない

【監査官の確認方法】 計画書の職員数と実際の人数を照合し、 「この業務は本当に優先度1ですか？」と確認。

【実例】 ・計画書：常勤5名 ・実際：3名 → 指摘：計画書が実情を反映していない

【対策】

• 計画書は「その時点の状態」を正確に反映
• 人員変更時は即更新
• 最低年1回の見直し

● 指摘3：代替要員が明記されていない・確保されていない

【監査官の確認方法】 「代替者は誰ですか？」 「あなたは指揮命令者になれますか？」 協定書の提出を求められることも。

【実例】 ・計画書：派遣職員を確保 ・実際：派遣会社と正式契約なし → 指摘：実行可能性がない

【対策】

• 派遣会社・協力事業所と正式に協定書を締結
• 協定書を監査時に提出できるよう保管
• 協力体制が機能しているか定期確認

● 指摘4：訓練が実施されていない、または内容が不適切

【監査官の確認方法】 過去1年の訓練記録、議事録、改善点を確認。

【実例】 ・記録：「訓練を実施した」とだけ記載 → 指摘：形骸的で実質性がない

【対策】

• 参加者・内容・課題・改善点を記録
• 訓練結果を計画に反映
• 改善履歴を残す

● 指摘5：書類（記録・報告）が整理されていない

【監査官の確認方法】 緊急連絡シート、優先業務リスト、役割分担表を確認。

【対策】

監査で指摘されないBCP書類の3つの必須要素

● 必須要素1：完全性 × 現実性 のバランス

【完全性】 法令・ガイドラインの要素がすべて含まれているか

【現実性】 実際の現場で実行可能か

【よくあるNG】

• 完全性だけ → 職員数的に不可能な計画
• 現実性だけ → 法定要件を満たさない

【理想】 法定要件を満たしつつ、現場で実行可能な内容

● 必須要素2：書類 × 職員理解 の一致

【正しいプロセス】

1. 計画書を作成
2. 職員説明会を実施
3. 職員が理解・納得
4. 朝礼などで定期確認
5. 訓練で実際に動く
6. 監査時に回答が一貫

● 必須要素3：計画 × 実行記録 の連続性

【正しいプロセス】

1. 年間訓練計画を立案
2. 訓練を実施（記録を残す）
3. 課題を記録
4. 課題に基づき計画を改善
5. 改善内容を計画書に反映
6. 継続的改善の証拠を残す

おわりに

監査で指摘されないBCP書類とは、 完全性・現実性・実行記録のバランスが取れたもの です。

福岡県内の実地指導に備えるため、 この記事の整備ポイントを活用してください。

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